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カウンセラーのCommon Application

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米国の高校では大学入試プロセスを担当する「カウンセラー」という肩書きの先生がいます。カウンセラーは複数の生徒の担当として、彼らの授業選択から出願先の選択などをサポートし、出願プロセスにも深く関わります。カウンセラーは、推薦状をはじめ様々な書類をまとめ、提出します。カウンセラーが担当している生徒全員の書類や推薦状を管理し、大学へ提出する媒体がCounselor Common Applicationです。

なぜ必要なのですか?

まず、カウンセラーは担当教師と違い、高校の全体像を常に見ているため、「学校の平均GPA」など学校レベルの情報を大学側に伝えることができます。また、アメリカでは高校2年間同じカウンセラーと共に過ごすため、生徒の学業面に限らずより大きな人間像を描写でます。カウンセラーの推薦状により同学年の生徒と比較したときの長所や、学校にどのように貢献したかなどを表現することによって、大学は生徒の人間性をより深く知ることができます。

日本にはカウンセラーがいない?

日本の高校には通常カウンセラーがいないので誰に以来するか検討する必要があります。日本の進路指導の先生はカウンセラーと似たような役割を果たしているため、School Reportなど比較的に「事務的」な内容は進路指導の先生に以来するのが最適です。しかし、その先生と生徒との距離があまり近くない場合、推薦状に関しては担任の先生に以来するのが良いでしょう。ただし、関わった年数が1年などと短い場合は、以前の担任の先生なども考慮しましょう。また大学から直接指定がない限り、校長先生からの推薦状も、進路指導の先生と同じ理由で勧められません。学年規模でみたときの生活態度や学校への貢献など、幅広く書いてもらえるように依頼します。

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アカウント作成

アカウント作成

  1. 生徒がCommon Application上でカウンセラーを登録すると、カウンセラー宛にメールが届きます。
  2. メール上のactivate your accountをクリックし、アカウントを作成します。
  3. パスワードを設定し、ログイン画面からメールアドレスとパスワードを使いログインします。

詳しくはこのページを参照してください。

Profile

Profile

Common Applicationのアカウント作成後、先ず行わなければいけないのがプロフィールの作成です。カウンセラーのCommon Applicationに記入する情報は大きく分けて2種類:全生徒共通のものと各生徒別の情報です。Profileは全生徒共通の情報を入力する場所であり、カウンセラーの基本情報と、学校の生徒数や進学率、GPA制度などの学校の情報を記入します。特にこの「学校の情報」は極めて大事です。その理由は、GPAやClass Rankなど、生徒が提出するデータの背景を表す貴重な情報であるからです。学校のカリキュラムの難易度や生徒数、進学率などから同じGPAやSATのスコアでもどれほど努力と苦労がかかったものなのかが理解できます。

上記の通り、Profileは学校全体に関する情報であるため、一度入力するだけで、カウンセラーが担当している生徒全員に適用できます。そのため、一人だけの生徒に関する情報などは記入しません。各生徒に関する情報は生徒の「Workspace」に記入します。

さて、Common Applicationのプロフィールを見てみましょう。「Profile」というボタンを押すと、以下のようなページに飛びます。

ご覧の通り、Profileには7つのセクションがあります。以下のページで、この項目を解説して行きます。

記入方法PDFのダウンロード

 

各タブの解説

Personal Details
  • こちらはカウンセラーが自分の連絡先や学校での肩書きなどの情報を記入します。
School Details
  • こちらは学校の名前や住所などを記入するページです。
School Profile
  • School Profileは学校に関するより細かい情報を記入するページです。学校の生徒数や進学率、生徒の人種などを知ることにより、生徒の成績やエッセイを見る際の重要なコンテクストになります。
  • 添付書類について:このページには回答する質問以外にSchool Profileのファイルを添付する場所があります。アメリカの学校では基本的に高校の簡単な歴史や特徴、カリキュラム、在学生のプロフィール、課外活動などを述べた書類があり、その書類を添付します。日本の高校の場合は、カウンセラー(あるいは担任の先生・進路指導の先生)と相談しながら下記のサンプルに沿って既存のものを翻訳するか、新しいものを作成しましょう。例:
  • なぜ必要ですか?:大学側が、出願者の高校についてより詳しく理解するためです。学校にもよりますが、日本の高校を知らない大学がほとんどです。そこで、大学側は高校の情報を受け取ることにより、出願者がどのような高校で、どのような学校生活を送っていたかをより深く理解することができます。また、高校によってはカリキュラムや授業が全く異なります。そのため、APの授業がカリキュラムにない高校に通っている出願者が、別の学校で多くのAPの授業を受けている別の出願者と比べられ、不利になるということはありません。日本の高校には偏差値という基準が一般的に用いられますが、米国の高校にはその基準がなく、大学側もその偏差値という判断基準の感覚がありません。同じ偏差値の高校との違いも不明瞭になってしまうので、別の方法で分かりやすく伝えるといいでしょう。都道府県や日本でのランキングや卒業生を有名な国内大学や海外大学に輩出している例を伝えましょう。
Class Rank
  • こちらに学校のClass Rank制度の情報を記入します。Class Rankに関する詳しい情報に関してはこちらをご覧ください。
GPA
  • こちらに学校のGPA制度の情報を記入します。GPAに関する詳しい情報に関してはこちらをご覧ください。
Certifications
  • Profileを完成させるには、最後に2つの項目に同意が必要です。
    • 1つ目のチェックボックスはTranscript(成績証明書)を大学側の指定に合わせて送る、という文章です。
    • 2つ目はCommon Applicationより追加の情報の要請がカウンセラーに届く場合もある、という文章です。
Student

Student

こちらは自分がカウンセラーとして担当している生徒の進捗状況を全て管理できるページであり、ページに記入しなければいけない情報などは特にございません。

主な項目

Student name: こちらのリンクを開くと、各生徒のWorkspaceに飛びます。

Next Deadline: 生徒毎の次のデッドラインが表示されいます。複数の生徒を管理している際のリマインダーになります。

Form Status: こちらはカウンセラーが提出しなければいけない書類の進捗状況を確認できます。

Student Status: こちらは生徒のエッセイや提出物の進捗状況を確認できます。

Workspace

Workspace

Studentで生徒の名前を選択すると、その生徒のWorkspaceに自動的に飛びます。ワークスペースは推薦状など、各生徒に関する情報を管理するフォームです。

Profileとの大きな違いは、Profileは全生徒共通の情報である一方、workspaceは生徒ごとで違います。そのため、Profile作成は一回ですみますが、workspace記入は生徒の人数分行わなければいけません。

さて、Workspaceを開いて見るために、Studentの画面で生徒を選択しましょう。選択すると、以下のような画面が表示されます。

ご覧の通り、Workspaceは

  • School Report
  • Counselor Recommendation
  • Optional Report
  • Mid Year Report
  • Final Report

の5つの項目に分けていて、その項目内にもさらに細かい内訳があるタブもあります。以下のページで、こちらのタブを解説して行きます。または、こちらの動画(英語のみ)もご覧いただけます。

School Report 

School Reportは以下の通り、5セクションあります。

  • Classrankこちらには生徒のクラスランクの情報を記入します
  • GPAこちらには生徒のGPAの情報を記入します
  • Curriculum:こちらには生徒が受けていた授業に関する質問に答えます。
  • Disciplinary History: 学業不正・態度の非行による仮進級、停学、退学、除籍、放校があったかを答えます。また、有罪判決されたり非行を起訴されたりしたことがあるかについて、カウンセラーがいくつかの項目に記入します。
  • Transcripts出願する際には成績証明書の発行と受験校への送付を先生に頼む必要があります。
なぜ必要なのですか?

大学に出願する時点での成績を見ることで、出願者がどれだけ大学の授業を受ける準備ができているかを確かめるためです。

Counselor Recommendation

こちらはカウンセラーが生徒への推薦状をアップロードする場所です。推薦状以外に、2つ短い質問にも答えます。推薦状に関しては推薦状ページをご参照ください。

Optional Report

こちらはMid Year ReportとFinal Reportとは別に追加の情報を学校側に送りたい場合利用するページです。基本的には利用されませんが、生徒の成績に大きい変化があった場合(例:計算ミスでSchool Reportに記載されていたGPAが大幅に低かった)に利用してください。

Mid Year Report

Mid-year reportとは、高3の成績の中間報告(クラスランク、GPA、成績証明書)のことです。米国の大学に出願する時期は高3の最終成績が出ていない段階なので、それまでの成績を提出することになります。通常、秋学期が終わったタイミングでその学期の成績をMid-year reportとして送りますが、日本の高校は米国の高校と中間の時期はずれているため、3学期制の場合、2学期目(12月)が終わった時点で提出します。また、Early Decisionで11月に出願書類を提出し終わった後でも、Mid-year reportを要求してくる大学がほとんどです。

Mid-year reportに記入される情報

なぜ必要なのですか?

大学に出願する時点での成績を見ることで、出願者がどれだけ大学の授業を受ける準備ができているかを確かめるためです。

Final report

Final reportとは、高3の成績の最終報告(クラスランク、GPA、成績証明書)のことです。合格通知が届き、入学を決めた大学1校にのみ提出します。基本的にmid-year report と同じようなプロセスです。ここでの成績が芳しくない場合に合格を撤回されてしまう場合があるので最後の最後まで手を抜かないようにしましょう。

なぜ必要ですか?

大学側が、最終成績を見ることで、出願者が合格通知を受け取った後も手を抜かずに学業に専念しているかを確認するためです。

Final reportのテンプレート

提出方法

提出方法

生徒ごとのWorkspaceの一番下にはReview and Submitというボタンがあります。こちらを押しますと、カウンセラーから大学側に送られる書類(Profileの中の情報、Transcript、School Report、Counselor Recommendation)がシステム上に「カウンセラーの書類」として一旦保存されます。その後、生徒がApplicationをSubmit度に、保存されている「カウンセラーの書類」が自動的に大学側へ送信されます。(科目担当教師の推薦状も同じ仕組みです)そのため、一度Review and Submitをすれば、それ以降カウンセラーは特に大学側へ書類を提出する、という行為は行わなくて良いです。その反面、Review and Submitをしていない場合、この情報は大学側に届きませんので、生徒が出願するまでに全ての項目を記入し、Review and Submitすることが必要です。

スケジュール・FAQ

スケジュール

高校3年生

4月 学校紹介の書類を用意します。
5月
6月 生徒から推薦状の依頼を受けます。
7月
8月 クラスランクやGPA、締め切り日などについてこまめに生徒と確認を取りましょう。
9月
10月 Early Decisionの場合、締切までに必要書類を提出します。
11月
12月 Mid-year Reportを提出します。

Regular Decisionの場合、に必要書類を提出します。

1月 高3の最終成績が出たら、出願者の通う大学に提出します。

 

FAQ

1. 推薦状は具体的に何について書けば良いですか?

生徒の授業内と授業外の様子、どのようなことを貢献しているか、生徒の趣味・特技、情熱を持っていること、他の生徒と比べて秀でていることなどを書いてください。また、生徒と直接関わりのあった行事や具体的なエピソードがあれば含めてください。大学側が生徒がどのような人なのかを理解できるように様々な角度から生徒を説明することがポイントです。

良い推薦状の例

2. 生徒はカウンセラーが書いた推薦状を見ることはできますか?

カウンセラー本人が生徒に見せない限り、生徒は推薦状を読むことはできません。

3. 推薦状の字数制限はありますか?

通常A41ページに収まるように提出します。

https://www.commonapp.org/files/ready-resources/CommonAppReady-QuickGuide-Counselors%20%281%29.pdf

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